Det perfekte møtet

Hva er et vellykket møte?

«Hvordan var møtet?» Det er kanskje et av de vanligste spørsmålene på arbeidsplassen, men hvordan vet du om møtet faktisk var vellykket? Lisa Lipinska (bilde), møterådgiver på Scandic Triangeln, har en klar formening.

- Du skal ha mer energi etter møtet enn før – møter skal være morsomt, sier hun. Lisa vet hva hun snakker om, hun har i mange år holdt møter i både det svenske og internasjonale markedet, og jobbet lenge innenfor flere segmenter av hotellbransjen. For tiden er hennes store lidenskap å hjelpe bedrifter til å oppnå bedre resultater ved å endre på sin møtestruktur.

- Møter handler om samspill mellom mennesker og få større og bredere perspektiv på ting. Det er spennende å jobbe med møter som et strategisk verktøy, samt se på hvordan du kan påvirke trivsel og velvære i et selskap ved å arbeide med deres møtestruktur. Vi starter i det små og jo mer vi jobber med møtene, desto bedre blir de, sier hun.

Lisas arbeidsplass er Scandic Triangeln i Malmö, som er en spydspiss for møteteori, strategi og praksis med blant annet personlig møterådgivning og fleksible møterom. Lisa mener at et godt møte begynner med å investere tid i forberedelsene, og at man må ta utgangspunkt i visse faktorer: hvorfor skal man møtes, hva skal man diskutere og hvem skal delta. Videre handler det om å skape de beste forutsetningene basert på de nevnte faktorene.

- Alle deltakerne må få vite hvorfor de skal delta på møtet, og hva som forventes av dem individuelt og på gruppenivå. Når man har jobbet en stund med å arrangere møter, ser man at den tiden du investerer i planlegging og forberedelser gir resultater. Til syvende og sist handler det om å tjene penger og å ha det bra mens du gjør det. Dårlige møter er en stor lekkasje, sier Lisa. Hun brenner for emnet og drives av å se hvilke resultater selskapene kan oppnå gjennom å utvikle og forbedre sine møter – og hun mener det finnes et svar på spørsmålet om hva som er et vellykket møte:

- Et vellykket møte er et effektivt møte der folk føler seg vel og når sine mål. For å oppnå dette kreves det at alle bitene, fra å investere tid i forberedelsene til å tydeliggjøre forutsetningene, er på plass. Da vil det også være morsomt å møtes, sier Lisa.

TIPS FØR MØTET Et bra møte begynner allerede før invitasjonen sendes ut. For å øke både effektivitet og kreativitet hos alle involverte, spør deg selv disse fire spørsmålene før du kaller inn til møte: 1. Hvorfor? Å innkalle til et møte betyr å be om andre folks tid og energi. Start med å spørre deg selv hvorfor det er behov for møtet. Bestem et klart formål med møtet og de målene dere bør oppnå. 2. Hvem? Tenk på hvilke mennesker som må være med for å nå målet. Noen ganger trengs færre i møtet enn du tror, andre ganger er det behov for fler enn først antatt for å få ulike innfallsvinkler. Tenk nøye gjennom folks roller før invitasjonen sendes ut. Kanskje du også trenger en ekstern gjest til å gi inspirasjon? 3. Hva? Skriv en agenda, slik at deltakerne vet hva som skal skje og hva som vil bli diskutert under møtet. Hvis det forventes av deltakerne å bidra i et av punktene, er det også hensiktsmessig å legge det inn her. 4. Hvor? Hva er det riktige miljøet for nettopp dette møtet? Skal møtet holdes i konferanserommet på kontoret, inne i byen eller passer det bedre med en mer naturnær opplevelse? Hvis det er et veldig viktig eller stort møte, besøk stedet på forhånd slik at du vet nøyaktig hvordan atmosfæren og rammene for møtet er. Husk å ha et øye for detaljene: Er alt nødvendig utstyr tilgjengelig? Hva slags mat vil bli servert? Invitasjonen I invitasjonen til møtet formidler du klare svar på spørsmålene du stilte deg over. Du behøver ikke å fortelle alt - spesielt hvis du ønsker å overraske gjestene dine på enkelte områder. En tommelfingerregel for hva som skal inkluderes i invitasjonen er: tid, sted, transport, deltakere og formål. Lykke til med møtet!