Personvernpolicy
Publisert 08-05-2024, Versjon: 1.0
Personvernpolicy
Oppsummering av databeskyttelse hos Scandic Hotels Holding AB
Denne personvernerklæringen ("Personvernerklæring") beskriver hvordan Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic Group") sammen med selskapene som er en del av gruppen (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotels A/S, Scandic Hotels Oy, Scandic Hotels GmbH) bruker informasjon som vi samler inn, eller som du som gjest, kunde eller leverandør gir oss av disse hovedgrunnene:
- For å kunne administrere bestillingen din på hotellene våre
- For å kunne administrere medlemskapet ditt i Scandic Friends og/eller Scandic Sports
- For å kunne svare på spørsmål eller kommentarer mottatt via e-post fra deg, må vi behandle e-post, navn og andre personopplysninger som oppgis via e-post.
- For å kunne oppfylle de rettslige forpliktelsene som for eksempel regnskapsloven pålegger oss, må vi lagre regnskapsdata, som kan inneholde personopplysninger, i en fastsatt tidsperiode, og vi har sikkerhet på plass for å beskytte oss mot eksterne og interne trusler og behandle tekniske logger der personopplysninger kan bli funnet.
Du finner informasjon om hvordan du kontakter oss under overskriften «Hvem du kan kontakte hvis du har spørsmål» nedenfor.
Innhold
- 1. BAKGRUNN, OMFANG OG ANSVAR FOR PERSONOPPLYSNINGER
- 2. INNSAMLING OG BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
2.1 Bestillinger
2.1.1 Hotellreservasjon
2.1.2 Møte- og gruppebooking
2.2 Andre tjenester relatert til våre hoteller
2.3 Innsjekking og utsjekking på hotell
2.4 Kunde- og lojalitetsklubber (Scandic Friends og Scandic Sports)
2.5 Markedsføring i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler
2.5.1 Kundeundersøkelser
2.5.2 Konkurranser
2.6 Gavekort / kupong
2.7 Håndtering av personopplysninger i e-post
2.8 Juridiske forpliktelser
2.9 Håndtering av kundeservicesaker
2.10 Sosiale medier og online anmeldelser - 3. HVOR LENGE LAGRES PERSONOPPLYSNINGENE DINE?
- 4. MOTTAKERE VI DELER INFORMASJON MED
- 5. HVORDAN BESKYTTES PERSONOPPLYSNINGENE DINE?
- 6. ANDRES APPLIKASJONER/NETTSTEDER
- 7. INFORMASJONSKAPSLER
- 8. DINE RETTIGHETER
- 9. HVEM KONTAKTER DU HVIS DU HAR SPØRSMÅL?
1. BAKGRUNN, OMFANG OG ANSVAR FOR PERSONOPPLYSNINGER
Denne personvernerklæringen ("Personvernerklæring") beskriver hvordan Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic-konsernet") sammen med selskapene som er en del av konsernet;
• Scandic Hotels AB
• Scandic Hotels AS
• Scandic Hotels A/S
• Scandic Hotels Oy
• Scandic Hotels GmbH
(samlet "Scandic", "vi", "oss"), behandler dine personopplysninger innenfor rammen av konsernets virksomhet. "Personopplysninger" betyr all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person.
I denne personvernerklæringen beskriver vi situasjonene der Scandic behandler dine personopplysninger, det rettslige grunnlaget vi baserer oss på for dette, hvordan vi beskytter dine data og hvordan du kan utøve dine datarettigheter i henhold til gjeldende databeskyttelseslovgivning.
Scandic Group er en uavhengig behandlingsansvarlig for kunde- og medlemsinformasjon som registreres og lagres i sentrale systemer for booking, fakturering og medlemsadministrasjon. Scandic Group er også en uavhengig datakontrollør for behandling av personopplysninger som samles inn via nettsteder, i Scandic-appen, innenfor rammen av lojalitetsprogrammet og i forbindelse med behandling for markedsføring og kommunikasjon til deg.
Mellom Scandic-konsernet og selskapene som er oppført ovenfor (som er ansvarlige for alle hoteller i hvert land), er det en felles personopplysningsansvarlig for visse typer behandling av dataene dine. Det felles ansvaret er knyttet til administrasjon av dine personopplysninger i forbindelse med;
- bestilling av hotellrom;
- fakturering av hotellrom og bestilte tjenester;
- bruk eller opptjening av Scandic Friends-poeng,
Selskapene som er oppført ovenfor har også en uavhengig behandlingsansvarlig for begrenset behandling av personopplysninger. Dette kan for eksempel innebære behandling i forbindelse med SPA-behandlinger, restaurantreservasjoner, parkeringstillatelser og lignende tjenester som kun utføres på enkelte Scandic-hoteller. Hvis du har spesifikke spørsmål om dette, kan du kontakte oss på e-post: gdpr@scandichotels.com
Vi behandler personopplysningene dine når du bruker tjenestene våre («tjenestene») på den måten som er angitt nedenfor i denne personvernerklæringen. Vi bryr oss om personvernet ditt og overholder gjeldende lovgivning som tar sikte på å beskytte deg som enkeltperson. Denne personvernerklæringen angir grunnlaget for vår behandling av personopplysningene du gir oss eller som vi samler inn om deg når du bruker tjenestene. For noen av tjenestene våre er det også spesifikke vilkår og betingelser som du må godta før bruk.
Hvis du bestiller et hotell eller møterom på et av våre franchisetakeres hoteller, eller bestiller bord på en av våre franchisetakeres restauranter, er franchisetakeren, som datakontrollør, forpliktet til å informere deg om behandlingen, samt dine rettigheter og forpliktelser til denne. Franchisetakeren vil behandle dine personopplysninger i samsvar med denne personvernerklæringen med mindre annet er oppgitt.
Hvis vi gjør vesentlige endringer i personvernreglene, vil vi varsle deg. Metoden for å varsle deg varierer avhengig av hvilke av våre tjenester du bruker og når. Du vil alltid finne våre oppdaterte vilkår og betingelser publisert på Scandics nettsteder.
2. INNSAMLING OG BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
Det er viktig for oss at du føler deg trygg hos oss. Vi beskytter alltid personvernet ditt og iverksetter ulike tiltak for å beskytte deg som enkeltperson. I dette avsnittet beskriver vi hvordan vi samler inn og behandler personopplysningene dine.
Avhengig av hvilke av våre tjenester du bruker, kan innsamlingsmetoden, formålene og midlene for behandlingen variere. Nedenfor finner du en beskrivelse av formålene som Scandic behandler dine personopplysninger for.
2.1 Bestillinger
2.1.1 Hotellreservasjon
Når du bestiller et hotellrom, valgfrie produkter og tjenester hos oss, uavhengig av om bestillingen gjøres via nettstedet vårt, via en nettbasert bestillingskanal, via appen vår, via et reisebyrå, direkte gjennom hotellene våre eller via bestillingssentrene våre, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) gi deg muligheten til å bestille et rom i henhold til dine ønsker, (b) administrere og ta betalt for bestillingen din, (c) bekrefte bestillingen til deg (bestillingsbekreftelse) og (d) gi deg ikke-kommersiell kommunikasjon via telefon, e-post, SMS og/eller push-varsler (hvis du bruker appen vår). Disse meldingene kan inneholde informasjon om eventuelle avvik og betalingspåminnelser, (e) gi deg tilbud relatert til oppholdet ditt.
Hvis du er medlem av vårt lojalitetsprogram "Scandic Friends" og velger å oppgi medlemsnummer når du bestiller, vil dine bestillingsdetaljer bli lagret i din medlemsprofil. Hvis du ikke er medlem av Scandic Friends, men ønsker å bli medlem, kan personopplysninger fra bestillingen din, med din tillatelse, brukes til å opprette en medlemsprofil. Les mer om hvordan dine personopplysninger behandles i Scandic Friends under punkt 2.4 nedenfor.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (for å tilby hotellovernatting). For spesielle kategorier av personopplysninger innhenter vi ditt samtykke. |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
Avhengig av hvordan du har bestilt:
|
|
Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer.
2.1.2 Møte- og gruppebooking
Hvis du booker et møterom hos oss, enten gjennom oss direkte eller gjennom våre underleverandører for møtebooking, behandler vi personopplysningene dine med det formål å administrere, følge opp og ta betalt for bestillingen din.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
|
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
Avhengig av hvordan du har bestilt:
|
|
Lagringstid: Personopplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen
2.2 Andre tjenester relatert til våre hoteller
På mange av Scandics hoteller tilbyr vi tjenester som restauranter og barer, frokost, romservice, minibar, basseng og SPA-behandlinger, vaskeri, parkering, taxibestilling, gratis Wi-Fi osv. Hvis du bruker noen av disse tjenestene på hotellene våre, kan personopplysningene dine behandles for å (a) administrere disse bestillingene og bruken av tilleggstjenesten, (b) kommunisere og informere deg om disse bestillingene gjennom kommunikasjonskanalene våre (f.eks. e-post, SMS eller telefon) og (c) administrere kostnadene som påløper for slike tilleggstjenester og/eller fasiliteter.
Hvis du innenfor omfanget av tjenestene ovenfor gir oss sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon om allergier eller andre preferanser), vil vi innhente ditt samtykke til at vi behandler slike data for å ta hensyn til dine ønsker.
|
Personopplysninger som behandles |
Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av tjenester på våre hoteller).Retention period: Until your membership ends and 12 months thereafter. |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: 35 dager etter at tjenesten er fullført for å kunne håndtere eventuelle klager.
2.3 Innsjekking og utsjekking på hotell
Når du bor på et Scandic-hotell, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) administrere ankomst og avreise fra hotellet, (b) tildele deg et nøkkelkort til det bestilte rommet, (c) behandle informasjon om kredittkort og/eller andre betalingsmidler for å sikre betaling for oppholdet, (d) administrere Scandic Friends-medlemsrelaterte saker som å betale hotellregninger med poeng, (e) håndtere spesifikke forespørsler for ditt opphold hos Scandic i henhold til din profil i Scandic Friends, (f) administrere og eventuelt vurdere om du kvalifiserer for en romoppgradering og håndtere dette hvis aktuelt, (g) håndtere betaling for oppholdet, (h) forberede, skrive ut eller sende en faktura for oppholdet, (i) håndtere eventuelle kundeservicesaker, og (j) betale provisjon til reisebyrået ditt (hvis aktuelt).
Hvis du ikke møter opp uten avbestilling eller avbestiller for sent i samsvar med Scandics bestillingsregler, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) kansellere oppholdet og andre bestillinger du måtte ha foretatt og (b) administrere, behandle og gjøre opp eventuelle utestående beløp som kan ha forfalt.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av et booket hotellrom). |
|
Hvordan personopplysninger |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer.
2.4 Kunde- og lojalitetsklubber (Scandic Friends og Scandic Sports)
Scandic tilbyr lojalitetsklubbene Scandic Friends og Scandic Sports.
Scandic Friends er for deg som ønsker å opptjene poeng når du bor på hotellene våre eller besøker restaurantene våre, og Scandic Sports er et medlemskap som gir deg og idrettslagene dine fordeler (f.eks. rabatterte priser på hoteller).
Hvis du er, eller i forbindelse med å bli medlem, tilhører Scandic Friends eller Scandic Sports, behandler vi dine personopplysninger med det formål å gi, administrere, administrere, følge opp og opprettholde medlemskapet ditt (f.eks. gi deg poeng for poengkvalifiserende kjøp). Vi behandler også personopplysningene dine med det formål å informere, kommunisere, svare på henvendelser fra deg om medlemskapet ditt og sende tilbud om våre egne, franchisetakeres eller partneres varer og tjenester.
Individuelle tilbud er basert på tidligere valg du har gjort og hvilke tjenester du har brukt. Vi bruker kunnskap fra ditt medlemskap i Scandic Friends og Scandic Sports og preferansene du legger til i medlemsprofilen din for å skape relevante tilbud om våre tjenester som vi kan tilby deg. Vi kan sende deg tilbud via våre kommunikasjonskanaler og/eller via sosiale medier og nettannonsering andre steder enn Scandics nettsteder. I disse kanalene kan vi gi deg informasjon og tilbud om våre egne, franchisetakeres eller partneres varer og tjenester, så lenge et kundeforhold mellom deg og Scandic varer (dvs. i opptil 14 måneder etter din siste kontakt med oss) eller så lenge du er medlem av våre lojalitetsklubber eller abonnerer på våre nyhetsbrev/finansielle tjenester
Hvis du ikke er medlem av Scandic Friends/Scandic Sports, kan vi, med din tillatelse, bruke dine personopplysninger som du gir oss, i forbindelse med din bruk av våre tjenester, til å opprette en medlemsprofil for deg (f.eks. bestillingsinformasjon).
Vi kan dele personopplysningene dine og annen informasjon om medlemskapet ditt (f.eks. poengsaldo) i samsvar med avsnitt 4. Mottakere vi deler informasjon med, for eksempel for å gi deg poeng for kjøp som kvalifiserer for poeng.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen som er inngått med deg om ditt medlemskap i Scandic Friends/Scandic Sports. For spesielle kategorier av personopplysninger innhenter vi ditt samtykke. |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: Til medlemskapet utløper og en periode på 14 måneder deretter for å f.eks. kunne håndtere eventuelle bestillinger knyttet til medlemskapet
2.5 Markedsføring i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler
Som Scandic-kunde (hvis du har bodd hos oss eller brukt noen av våre tjenester) kan vi sende deg tilbud via våre kommunikasjonskanaler (e-post, tekstmelding, post eller push-varsler via appen vår). Vi kan gi deg tilbud på egne, franchisetakeres eller partneres varer og tjenester, så lenge et kundeforhold mellom deg og Scandic vedvarer eller så lenge du er medlem av våre lojalitetsklubber eller abonnerer på våre nyhetsbrev/finansielle tjenester
Når du besøker nettstedene våre og har samtykket til at vi plasserer informasjonskapsler på datamaskinen din, får du en mer relevant og inspirerende kundeopplevelse. Ved hjelp av informasjonskapseldata kan et personaliseringssystem følge samhandlingene dine på nettstedet og dermed presentere mer relevante tjenester for deg, avhengig av hvilke tjenester du ser på, legger i handlekurven og/eller kjøper.
Hvis du har en konto og logger inn, eller bruker samme nettleser som et tidligere besøk, vil våre systemer kunne koble dine tidligere interaksjoner med nettstedet med ditt nye besøk. På denne måten vil du fortsette å bli presentert med mer relevante produkter for deg.
Hvis du abonnerer på nyhetsbrevene våre, behandler vi personopplysningene dine med det formål å sende deg tilbud eller nyhetsbrev via kommunikasjonskanalene våre om våre egne, franchisetakeres eller partneres tjenester og produkter. Vi kan også, hvis du har bedt om våre finansielle rapporter og pressemeldinger, sende disse til deg via e-post så lenge abonnementet varer.
Hvis du ikke lenger ønsker å motta nyhetsbrev eller annen direkte markedsføring fra oss, kan du enten melde deg av våre markedsføringsmeldinger ved å klikke på avmeldingslenken i kommunikasjonen vi sender deg, eller kontakte oss som angitt i avsnitt 9. «Kontakt oss».
Hvis du har startet en bestilling, men ikke har fullført den, kan vi sende deg en e-post for å minne deg på bestillingen.
Vi ønsker å gi deg en personlig tilpasset opplevelse ved å gi deg personlig annonsering basert på din samhandling med oss og analyse av din kundeatferd på våre nettsteder, for eksempel kjøps- og nettleserhistorikk.
For å velge innhold som passer dine interesser, kan vi bruke informasjon som vi har samlet inn fra deg som medlem, eller abonnent på nyhetsbrev, eller hvis du har kjøpt en tjeneste fra oss.
Vi samarbeider med reklamepartnere som Meta og Google, som gjør det mulig for oss å identifisere og kommunisere med de riktige kundesegmentene og opprette og distribuere personlig annonseinnhold. Vi kan dele informasjonen vi samler inn om deg, samt din krypterte e-postadresse, med våre annonseringspartnere. Formålet med dette er å vise deg relevante annonser på tredjeparts nettsteder og apper. For å gjøre dette kontrollerer vi dataene dine i databasen til den aktuelle annonseringspartneren. Hvis en treff blir funnet, vil du motta relevant salgsfremmende innhold i feeden din på enkelte sosiale medier. Hvis ingen treff blir funnet, blir dataene dine ødelagt på en sikker måte. Personopplysningene dine håndteres sikkert ved hjelp av en teknikk som kalles hashing. Dette betyr at dataene dine er kryptert på en slik måte at de ikke kan leses av andre enn mottakeren for det eksplisitt angitte formålet. Hver reklamepartner er behandlingsansvarlig for sin egen del av behandlingen, inkludert eventuell overføring av personopplysninger til land utenfor EØS.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å sende direkte markedsføring, eller ditt samtykke i den grad vi samler inn data via informasjonskapsler eller annen sporingsteknologi |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: Vi lagrer personopplysninger så lenge kundeforholdet med deg varer, men du har alltid rett til å protestere mot vår direkte markedsføring, dvs. markedsføring fra oss via post, e-post og SMS. Du kan gjøre dette ved å kontakte oss (se kontaktinformasjon nedenfor) eller ved å melde deg av direkte i utsendelsen.
2.5.1 Kundeundersøkelser
Fra tid til annen vil vi sende deg kundeundersøkelser og også be deg om å evaluere tjenestene du har kjøpt, for å gi deg muligheten til å påvirke vårt produkt- og tjenestetilbud.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er basert på vår legitime interesse. |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Lagringstid: 14 måneder
2.5.2 Konkurranser
Fra tid til annen arrangerer Scandic konkurranser for våre medlemmer via e-post og via våre sider på sosiale medier. Hvis du velger å delta i en konkurranse vi organiserer, behandler vi personopplysningene du oppgir i forbindelse med dette, med det formål å velge og kontakte en vinner for å distribuere premier.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er basert på vår legitime interesse |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer. For andre konkurranser vil dataene bli slettet når konkurransen er over.
2.6 Gavekort / kupong
Det er mulig å kjøpe gavekort gjennom Scandic-partnere som kan brukes til å betale for hotellrom, brukes i våre restauranter eller i forbindelse med andre tjenester som tilbys av våre hoteller.
For at et gavekort skal være gyldig, må vi behandle dine, og eventuelt gavekortmottakerens personopplysninger.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av gavekort / kuponger) |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Lagringstid: 14 måneder
2.7 Håndtering av personopplysninger i e-post
I vårt daglige arbeid kommuniserer vi med gjester, medlemmer, partnere og ansatte. Noe av denne kontakten håndteres per e-post og i forbindelse med dette behandler vi også normalt personopplysninger.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Når det gjelder innkommende e-post, har Scandic en berettiget interesse i å motta og besvare meldinger. For fortsatt behandling av personopplysninger som mottas per e-post til Scandic, avhenger det rettslige grunnlaget av formålet saken er knyttet til. |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Lagringstid: Så lenge det er et formål å lagre e-post
2.8 Juridiske forpliktelser
Scandic vil, som følge av lov, domstol eller myndighetsbeslutning, behandle dine personopplysninger med det formål å overholde en rettslig forpliktelse pålagt oss (f.eks. forpliktelser vi har i henhold til skatteloven, regnskapsloven, avgjørelser fra politiet eller andre myndigheter), og personopplysningene som vil bli behandlet, er de som kreves av lov, domstol eller myndighetsbeslutning. Personopplysningene kan inneholde informasjon om navn, betalingsinformasjon, bestillingsdetaljer, kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) eller andre detaljer om dine fullførte kjøp (kvitteringer osv.).
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
| Personopplysninger som kreves av lov, domstol eller offisiell beslutning. Kan inneholde navn, betalingsinformasjon, bestillingsdetaljer, kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) eller andre detaljer om dine fullførte kjøp (kvitteringer osv.). | Behandlingen er basert på vår forpliktelse til å overholde våre juridiske forpliktelser |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: I samsvar med gjeldende lover i medlemsstaten
2.9 Håndtering av kundeservicesaker
Vi eller vår kundeserviceunderleverandør vil behandle personopplysningene dine med det formål å svare på, bistå, følge opp eller håndtere kundeserviceforespørselen din. Dette inkluderer behandlingen som er nødvendig for å svare på eventuelle spørsmål du har stilt oss via telefon, chat, e-post, sosiale medier eller noen av våre andre kommunikasjonskanaler. Vi behandler personopplysningene dine, innenfor rammen av dette formålet, for å undersøke klager eller gi deg støtte, inkludert teknisk støtte.
Personopplysninger og annen informasjon som du gir oss via sosiale medier i forbindelse med en kundeservicesak, vil også bli behandlet av selskapet bak det sosiale mediet (f.eks. Meta). Leverandøren av den sosiale mediekanalen vil behandle dine personopplysninger både som databehandler for oss (f.eks. når leverandøren behandler data på våre vegne med det formål å rapportere statistikk om personer som har kommunisert med oss via våre kanaler) eller som en egen behandlingsansvarlig (f.eks. for levering og administrasjon av deres tjeneste).
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å håndtere kundeservicesaker |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringstid: Seks måneder etter at kundeservicesaken er avsluttet for å kunne administrere og tilby eventuell oppfølging av saken din
2.10 Sosiale medier og online anmeldelser
Vi kan behandle personopplysningene dine når du kommuniserer med oss via våre sosiale mediekanaler (f.eks. Facebook, Instagram og LinkedIn) eller hvis du gir oss anmeldelser via f.eks. TripAdvisor. Formålet med behandlingen er å (a) kunne svare på dine spørsmål eller klager som du har skrevet på sosiale medier, (b) overvåke hva som er skrevet om oss og hvilke vurderinger du legger igjen om oss, og (c) å kunne identifisere muligheter for å forbedre tjenestene våre.
Det er mulig å skrive ditt eget innhold på våre sosiale plattformer. Husk at alt som skrives på sidene våre vil være tilgjengelig for alle som besøker sidene våre, og at du derfor bør være forsiktig med å oppgi personopplysningene dine på disse plattformene.
Les også de respektive retningslinjene for personvern og informasjonskapsler som gjelder for de sosiale medieplattformene du bruker.
| Personopplysninger som behandles | Rettslig grunnlag for behandlingen |
|
Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å behandle disse personopplysningene |
| Hvordan personopplysninger samles inn |
Mottakere av data |
|
|
Oppbevaringsperiode: Dataene forblir til brukeren velger å slette eller endre dataene sine
3. HVOR LENGE LAGRES PERSONOPPLYSNINGENE DINE?
Dine personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene med vår behandling. Deretter vil vi på en sikker måte slette eller avidentifisere dine personopplysninger slik at det ikke lenger er mulig å knytte dem til deg. Under hver behandling som nevnt ovenfor, er det en definert lagringsperiode. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kan beholde informasjon om deg i en lengre periode hvis rettstvist innledes eller hvis det kreves av gjeldende lov.
Scandic sletter Personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning og i samsvar med kriteriene angitt ovenfor. Dette betyr for eksempel at Scandic sletter eller avidentifiserer dine personopplysninger når formålet med behandlingen er oppfylt.
4. MOTTAKERE VI DELER INFORMASJON MED
Dine personopplysninger kan overføres til mottakere innenfor og utenfor EU/EØS, og Scandic vil alltid inngå nødvendige databehandleravtaler med selskapene som behandler personopplysninger på våre vegne, der formålet med dette er å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for behandlingen av personopplysningene.
Våre underleverandører vil bare behandle dine personopplysninger i samsvar med våre uttrykkelige instruksjoner og kan ikke, med mindre det er uttrykkelig angitt, behandle dine personopplysninger for sine egne formål. De er også pålagt ved lov og kontrakt å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang og inntrenging.
| Mottaker | Hensikt | Rettslig grunnlag for overføringen |
| Franchisetakere | Scandic forblir alltid behandlingsansvarlig for dine personopplysninger innenfor ditt medlemskap i Scandic Friends. Vi vil imidlertid overføre informasjon om dette til franchisetakeren for at du skal bli tildelt poeng for, for eksempel, ditt opphold på franchisetakerens hotell. I slike tilfeller vil franchisetakeren fungere som databehandler for oss og bare behandle personopplysningene i samsvar med våre uttrykkelige instruksjoner. | Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg. |
| Underleverandører for booking, kundeservice, IT og betalingstjenester | For å oppfylle formålene med vår behandling, ber vi andre selskaper om hjelp til å oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Av denne grunn deler vi dine personopplysninger med selskaper som leverer tjenester til Scandic, for bestilling, kundeservice, analysetjenester, kommunikasjon og levering av markedsføringsmateriale. Vi deler også dine personopplysninger med selskaper som håndterer drift, lagring, teknisk support og vedlikehold av våre IT-løsninger. Videre utleverer vi personopplysningene dine til betalingstjenesteleverandører som leverer betalingstjenester til oss, for å kunne motta betaling fra deg. | Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg. |
| Underleverandører for analyse, markedsføring, IT-drift og sikkerhet | For å oppfylle formålet med å kunne utføre analysetjenester, markedsføring til våre kunder og administrere IT-drift, lagring, teknisk support og vedlikehold av våre IT-tjenester, deler vi dine personopplysninger med selskaper som leverer disse tjenestene for oss. | Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å kunne drive direkte markedsføring til våre kunder, og for å sikre tilstrekkelig beskyttelse av de opplysningene vi er ansvarlige for. |
4.1 Andre mottakere
Vi vil, der det er aktuelt, overføre dine personopplysninger til andre mottakere enn de som er angitt ovenfor hvis det er nødvendig for å oppfylle formålene nedenfor.
| Mottaker | Hensikt | Rettslig grunnlag for overføringen |
| Myndigheter | Vi utleverer personopplysninger om deg til myndighetene hvis vi er pålagt ved lov å gjøre det. | Behandlingen er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser. |
| Inkassobyråer | Hvis du ikke betaler, overfører vi personopplysningene dine til et inkassobyrå med det formål å kreve inn gjelden din til oss. | Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å få betalt. |
| Retten, saksøkte mv. | I forbindelse med en rettslig tvist vil vi, om nødvendig, overføre dine personopplysninger til en domstol, myndighet eller motpart for å beskytte våre rettigheter. | Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å kunne ivareta våre rettigheter. |
| Virksomhetsoverdragelse eller annen virksomhetsoverdragelse | Hvis Scandic omorganiserer sin virksomhet, eller hvis et annet selskap kjøper opp Scandic eller deler av vår virksomhet, deler vi dataene dine med tredjeparten som gjennomfører due diligence-prosessen og med den parten som erverver hele eller deler av virksomheten, og som vil påta seg rettighetene og forpliktelsene med hensyn til informasjonen beskrevet i denne personvernerklæringen. | Behandlingen er nødvendig for å tilfredsstille vår berettigede interesse i å gjennomføre avhendelser, omorganiseringer eller fusjoner. |
5. HVORDAN BESKYTTES PERSONOPPLYSNINGENE DINE?
Beskyttelse av dine personopplysninger er av største betydning for Scandic, og derfor har vi implementert de nødvendige organisatoriske og tekniske sikkerhetstiltakene for å sikre at dine personopplysninger er beskyttet mot f.eks. tap, manipulering og uautorisert tilgang. Disse tiltakene omfatter blant annet opplæring av våre ansatte, prosesser for hvordan vi håndterer informasjon og hvordan vi bygger vår IT-infrastruktur.
Formålet med våre informasjonssikkerhetsaktiviteter er å implementere et passende nivå av beskyttelse av informasjonsmidler og forebyggende risikotiltak.
Våre ansatte får opplæring i databeskyttelse og er ansvarlige for å oppfylle sine forpliktelser. Våre samarbeidspartnere er også forpliktet til å sørge for at deres ansatte etterlever det samme regelverket som oss, og at deres ansatte oppfyller kravene til behandling av personopplysninger.
Vi tilpasser kontinuerlig våre sikkerhetstiltak til den kontinuerlige teknologiske utviklingen for å opprettholde et høyt sikkerhetsnivå.
6. ANDRES APPLIKASJONER/NETTSTEDER
Scandics tjenester kan inneholde lenker til andre applikasjoner eller nettsteder som ikke kontrolleres av Scandic. Denne personvernerklæringen gjelder kun for din bruk av Scandics egne tjenester. Scandic er ikke ansvarlig for innholdet i koblede applikasjoner/nettsteder og behandling av personopplysninger som kan utføres av eiere eller operatører av disse.
7. INFORMASJONSKAPSLER
Scandic bruker informasjonskapsler gjennom sine digitale tjenester som automatisk samler inn personopplysninger om deg (f.eks. IP-adresse og atferdsmønstre). Vi bruker informasjonskapsler for å forbedre opplevelsen din og sikkerheten til våre digitale tjenester (f.eks. for å huske ditt foretrukne språk, tilby muligheten til å huske passord og brukernavn for Scandic Friends, og gjøre det enklere for deg å navigere på nettstedet vårt).
Når du bruker nettstedet vårt, samler vi også inn anonymisert informasjon om deg via et analyseverktøy. Dataene fra analysene vi utfører danner grunnlaget for utviklingen av våre IT-systemer, nettsider og produkt- og tjenestetilbud. Informasjon fra analysen kan imidlertid aldri knyttes til deg, men brukes kun til statistiske formål.
Informasjon om hvordan Scandic bruker informasjonskapsler, hvilke personopplysninger vi samler inn via informasjonskapsler, hva de brukes til og hvordan du kan administrere dem, finner du i Scandics retningslinjer for informasjonskapsler her på denne siden
8. DINE RETTIGHETER
Personvernlovgivningen gir deg en rekke rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger. Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, vennligst send en e-post til gdpr@scandichotels.com eller besøk et av våre hoteller og snakk med resepsjonen, så hjelper de deg.
• Tilgang til dine personopplysninger
Du har rett til, kostnadsfritt, å be om bekreftelse fra oss på at vi behandler dine personopplysninger, samt be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg, sammen med informasjon om behandlingen og dine rettigheter i forbindelse med dette, et såkalt registerutdrag.
• Be om retting
Hvis du mener at personopplysninger vi behandler om deg er feil eller ufullstendige, har du rett til å be om korrigering av personopplysningene. Vær spesielt oppmerksom på at Scandic ikke er ansvarlig for problemer som oppstår som følge av at dine personopplysninger er feil hvis du har unnlatt å informere oss om dette.
• Trekke tilbake samtykke med virkning for fremtiden
I den grad vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke til behandlingen når som helst. Tilbakekallet har ikke tilbakevirkende kraft.
• Protestere mot behandling for direkte markedsføringsformål
Som nevnt ovenfor har du rett til å motsette deg behandling for direkte markedsføringsformål. Du kan melde deg av videre behandling ved enten å klikke på avmeldingslenken i utsendelsen eller kontakte oss (se kontaktinformasjon nedenfor).
• Protestere mot bestemt behandling
Du har rett til å protestere mot behandling som er basert på vår legitime interesse hvis du har personlige grunner knyttet til situasjonen. Vi kan imidlertid fortsette å behandle personopplysningene dine, til tross for at du har protestert mot behandlingen, hvis vi har legitime grunner til å gjøre det som oppveier personverninteressen din.
• Sletting
Du har rett til å be om sletting av personopplysningene dine hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålene de ble samlet inn for. Du kan også få personopplysningene slettet hvis du har trukket tilbake samtykket ditt.
• Begrensning av behandling
Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses. Vær imidlertid oppmerksom på at i noen tilfeller kan vi da kanskje ikke tilby deg alle tjenestene våre.
• Dataportabilitet
Du har rett til å motta personopplysningene vi behandler om deg i et vanlig, strukturert og maskinlesbart format og har rett til å overføre disse dataene til en annen behandlingsansvarlig. Retten til dataportabilitet, i motsetning til retten til å registrere utdrag, gjelder bare for personopplysningene du har gitt oss som vi behandler automatisk med støtte i samtykke eller oppfyllelse av en avtale.
• Sende inn en klage til en tilsynsmyndighet
Hvis du ikke er fornøyd med vår behandling eller av andre grunner mener at vi har behandlet dine personopplysninger feil, har du rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten for databeskyttelse, som i Norge er Datatilsynet.
9. HVEM KONTAKTER DU HVIS DU HAR SPØRSMÅL?
Hvis du har spørsmål, kommentarer eller klager om vår behandling av dine personopplysninger, vår overholdelse av denne personvernerklæringen eller hvis du ønsker å få noen av dine rettigheter oppfylt, er du velkommen til å kontakte oss (se kontaktinformasjon nedenfor).
Kontakt
Scandic Hotels Holding AB, 556723-5725 Box 6197, 102 33 Stockholm, Sverige
E-post: gdpr@scandichotels.com
Telefonnummer: +46 8 – 517 350 00
Personvernerklæring sist oppdatert: 2024-05-08
Kontakt oss
Scandic
Postboks 493, Skøyen
0213 OSLO
Besøksadresse: Brynsalléen 2
E-post: norge@scandichotels.com