Slik blir mingleparty en suksess

Hvor begynner man?
En bra begynnelse kan være å identifisere hvorfor man skal ha mingleparty: Finn et formål og et mål! Hvis formålet er å bli kjent med nye forretningsforbindelser, er det endelige målet mest sannsynlig å gjøre forretninger. Deretter må du vite budsjettet for å kunne sette rammene for arrangementet; Skal du for eksempel arrangere minglingen på kontoret eller leie lokaler. Et tema kan også være bra å ha – en rød tråd som løper gjennom hele arrangementet,

Hvor viktig er maten?
Skal det serveres mat, bør den være av god kvalitet. Den skal være enkel å holde og spise stående, altså ingen store tallerkener. Deretter er logistikken viktig: Flere små buffeter er bedre enn én stor. Gjerne med ferdigdanderte småtallerkener, som gjør det kjapt og enkelt å forsyne seg. Man bør heller ikke være sparsom på mengde mat; heller litt rimeligere mat enn for lite.

Hvilken drikke skal man servere?
Det er med drikke som med maten; det bør ikke gå tomt! Valg av drikke kan sette standarden for hele arrangementet. Serveres det for eksempel cava, signaliserer man at minglingen er litt ”flottere”. Serverer du alkohol, sørg for å også ha rikelig med alkoholfritt og vann. Alkoholfri drikke blir mer og mer vanlig under mingling, da mange ikke ønsker/kan drikke alkohol.

Hva med underholdning?
Hvis budsjettet tillater det, er det hyggelig, men lydnivået må tilpasses og bør ikke forstyrre selve minglingen. Akkurat som med drikke, speiler også valget av musikk nivået for minglingen. Minglingen bør ikke være musestille, og en gjennomtenkt spilleliste kan fungere like bra.

Hvor mange skal man invitere?
20 personer er minimumsantallet for et mingleparty. De må kunne omgås én time uten at det føles langtekkelig. Den ideelle minglingen består av rundt 100 personer, men ofte er det firmaets størrelse som styrer antall deltagere

Valg av lokale, hva skal man tenke på?
Først må man bestemme seg for om det skal være åpent eller adskilt. Det avhenger selvfølgelig av formålet, men også av firmaet. Ligger det sentralt og det er lett å ta seg dit, kommer det garantert flere personer, men da er det også enklere for dem å velge en tidlig retrett.
Unngå kø på vei inn, ved garderoben og ved buffeten.

Hva er det beste tidspunktet?
Onsdager og torsdager er vanlige mingledager. Tidsmessig er klokken 17 et bra tidspunkt hvis minglingen er ekstern. Da kan gjestene komme rett etter jobb. En intern mingling på jobben bør legges til kl. 16.00 slik at de ansatte rekker å mingle før de slutter for dagen. De fleste vil tross alt hjem når de slutter. Varigheten på minglingen bør være ca én time, kanskje én og en halv.

Hvilken rolle har du som vert/arrangør?
Få alle fremmøtte til å føle seg velkomne! Sørg for at alt fungerer, at det ikke blir tomt for mat og at glassene fylles på. Det må flyte fint ved inngangsområdet og en må passe på at tider blir overholdt. Kanskje bør man også avslutte med en liten takketale?

Hvordan hjelper du de som ikke er så sosiale av natur?
En fordel med nettopp mingling, er at de litt introverte har mulighet til å bli kjent med andre på en mer uformell måte enn f.eks. ved en sittende middag. Ved sistnevnte tar gjerne de ekstroverte mer plass. En god idé er å spre buffetene slik at maten må hentes fra flere steder – det blir naturlige møteplasser. Det er også en god idé å gi noen kollegaer i oppgave å mingle rundt og få alle til å føle seg delaktige.

Hvordan få folk til å komme?
En tommelfingerregel er å invitere dobbelt så mange som det ønskede antallet deltagere. Hvis det er et stort event med over 100 personer, bør antallet invitasjoner til og med triples. En mulighet er også å skrive i invitasjonen at antall plasser er begrenset, det kan øke viljen til å delta.

Hvor viktig er invitasjonen?
Invitasjonen bør gi “wow – dette kan jeg ikke gå glipp av!” som etterlatt inntrykk. Hvis det er et veldig viktig event, kan det være lurt å dele ut invitasjonen personlig. En invitasjon bør også inneholde mulighet for å melde fra om eventuelle allergier.

Skal man ha en dresscode?
Hovedpoenget er at det er tydelig hva som gjelder. Mange blir nemlig urolig for at de kan komme ”feil” kledd.

Skal man be om svar?
Absolutt. Senest én uke før eventet bør det være klart hvem som kommer - om mulig.

Må gjestene ha navneskilt?
Det er viktig å synliggjøre hvem som er verten av arrangementet, men det er ikke alltid nødvendig med navneskilt til gjestene. Unntak bør gjøres ved minglinger der for eksempel mange ukjente og ulike firmaer er samlet så man raskt får oversikt over hvem som er hvem.

Er oppfølging nødvendig?
Ja, send i det minste et ”takk for sist”. En mulighet er også å be om feedback i etterkant. Dette er mest vanlig ved store eventer, og bør i så fall skje straks etter at minglingen har funnet sted..

Tips og triks! 
Det er alltid lurt å ha en sjekkliste der alt kan hukes av før minglingen starter.